La posta in gioco

Quanta posta elettronica mandate tutti i giorni, e quanta ne ricevete? L'e-mail è una delle applicazioni che prendiamo più per scontate, ma proprio per questo motivo di tanto in tanto bisognerebbe dedicarle qualche riflessione. Pensate che disastro sarebbe se all'improvviso non riuscissimo ad utilizzarla — per un disservizio del provider o per un malfunzionamento del Macintosh. Ricordate la frustrazione che vi morde quando cercate negli archivi un messaggio che siete certi di aver ricevuto (o mandato) — e non sapete più dove sia finito. Sospirate, immaginando un mondo senza spam, la posta indesiderata. Preoccupatevi, scoprendo che tutti i messaggi che inviamo e riceviamo sono intrinsecamente insicuri.
Lo scopo di questo articolo è affrontare la posta elettronica a trecentosessanta gradi, studiando, trucchi, estensioni e soluzioni a tutte le questioni sopra menzionate, e altre ancora. La nostra discussione si baserà su Apple Mail, il programma incorporato in Mac OS X che la maggior parte di noi utilizza, ma le soluzioni e le idee di questo articolo si applicano ugualmente bene agli altri programmi del genere: Microsoft Entourage, Barebones Mailsmith e Qualcomm Eudora. La posta elettronica viaggia tipicamente "in chiaro". Questo significa che un nostro messaggio di posta elettronica può venire intercettato con metodi tanto semplici da risultare addirittura banali per chiunque si trovi nella nostra organizzazione (chiunque sia in rete con noi, sostanzialmente), chiunque si trovi nella organizzazione del ricevente e una gran quantità di persone nel mezzo. In effetti dovremmo abituarci a pensare alla e-mail come a una "cartolina" elettronica, perché il messaggio è perfettamente leggibile a postini e passanti, proprio come quello di una cartolina che non viene imbustata. L'intercettazione della posta elettronica è equiparata dalla legge italiana all'intercettazione della posta cartacea e viene dunque considerata un reato penale: ciononostante, un buon pizzico di sana prevenzione non può certo fare male, specialmente per i casi in cui i nostri messaggi contengono dati riservati.

La soluzione più banale sta nell'infilare messaggio ed eventuali allegati in una cartella, comprimerla in un archivio (zip o Stuffit) protetto da una password, spedire il tutto in una e-mail. Dovremo poi far avere al destinatario la password di apertura, per esempio con una telefonata. Non è una gran soluzione, per una serie di motivi. Primo, Mac OS X non include software in grado di creare archivi compressi e protetti da password, quindi dovremo acquistare un programma che lo possa fare per noi, come per esempio Stuffit Deluxe 9.0 di Allume Systems (già Aladdin). Secondo, comunicare una nuova password ogni volta è scomodo, mentre utilizzare sempre la medesima è insicuro.

Una soluzione interessante ma alla portata soltanto delle imprese è quella di dotarsi di un server di posta che istituisce una connessione protetta con il nostro programma di posta. Provate in Apple Mail a selezionare le preferenze e nella voce Account selezionate Aggiungi server dal menu "Server posta in uscita SMTP". Noterete che Mail consente la spedizione della posta attraverso la connessione protetta SSL (secure socket layer). Quasi certamente questa opzione è disabilitata sulla vostra macchina, a indicare che la posta viene inviata in chiaro. Una azienda che installi un server SMTP SSL all'interno della sua rete potrà dunque proteggere tutte le mail in uscita (lo svantaggio è che la posta, una volta uscita, viaggia comunque in chiaro).

Anche la soluzione più efficace comporta un esborso, ma la sicurezza che offre risulta decisamente superiore. Acquistando PGP Desktop 8.1 (si compra in linea sul sito www.pgp.com) ci troviamo sul Macintosh il re dei programmi di sicurezza. Una delle sue numerose funzionalità, perfettamente integrata sia con Apple Mail che con Microsoft Entourage, è proprio la protezione della posta elettronica. Quando desideriamo proteggere un messaggio in uscita dobbiamo soltanto selezionare "Encrypt" da menu. Quando riceviamo un messaggio protetto da PGP, viceversa, vediamo a schermo una sfilza incomprensibile di lettere e cifre, il programma aggiunge alla finestra una amichevole barra gialla con il pulsante che attiva la decodifica.
Lo svantaggio di PGP è che per utilizzarlo è necessario che ne siano in possesso sia il mittente che il destinatario. PGP permette anche la semplice "firma digitale" dei messaggi in uscita, che appaiono leggibili da chiunque ma di cui è garantita la provenienza. Tutti i programmi di posta elettronica ci permettono di creare regole per lo smistamento della posta elettronica: in Mail si trovano nella finestra delle preferenze. L'idea di base è semplice: se vogliamo catalogare in semplicità tutta la corrispondenza con gli impiegati della ditta X, nostra cliente, creiamo una cartella chiamata X (menu Casella, voce Nuova), poi andiamo nelle Preferenze e creiamo una nuova regola che sposta automaticamente nella nuova cartella tutta la posta (vedere "Una regola base in Mail"). Disgraziatamente, però, Mail applicherà la regola esclusivamente alla posta in ingresso. Anche se la regola dice esplicitamente che i messaggi in uscita verso X vanno spostati, Apple Mail non ci penserà da sola.
Due solo le soluzioni possibili: la prima prevede di passare alla concorrenza. Entourage permette di creare regole che si applicano alla posta in uscita e, separatamente, regole per la posta in ingresso. Il programma di Microsoft per la posta elettronica permette anche di indicare in quale cartella andrà automaticamente archiviato un messaggio che stiamo scrivendo, prima ancora di spedirlo. In alternativa possiamo cliccare sull'aeroplanino di carta che rappresenta la posta inviata in Apple Mail, premere Mela-A (ovvero selezionare tutti i messaggi) e poi scegliere la voce "Applica regole" dal menu Messaggio. Sarebbe interessante creare un AppleScript che esegua questa azione periodicamente — per esempio, quando stiamo per chiudere Mail — ma purtroppo il programma di Apple (perlomeno nella versione 1.3.9, corrente mentre questo articolo viene scritto) non consente di lanciare l'esecuzione delle regole con uno script. Alcuni programmi di posta elettronica cominciano ad ansimare quando il numero di messaggi archiviati supera i diecimila, altri attorno a quote centomila, ma tutti prima o poi danno segni di scompenso. Apple Mail sembra particolarmente suscettibile alle caselle molto popolate, tanto che può impiegare alcuni secondi per mostrare il contenuto di cartelline di diecimila messaggi o più. Il programma di Apple è anche suscettibile ai messaggi enormi (quelli con allegati particolarmente pesanti), perché li archivia nella forma non compatta in cui li ha ricevuti, e quindi una cartella che ne contiene parecchi può vederlo ansimare. Si mormora che la prossima versione di Mail, quella prevista per Mac OS X 10.4 "Tiger", utilizzerà per l'archiviazione dei messaggi il potentissimo sistema di base dati open source MySQL, un software così potente e veloce da far crollare la mandibola a chi lo vede in azione per la prima volta dopo una vita passata a lavorare a pane e FileMaker Pro. Nell'attesa, una soluzione valida è quella di trasferire i messaggi più vecchi in un archivio esterno, di modo da alleggerire il carico di lavoro del programma di posta elettronica.
Le cose non cambiano di molto per chi usa Entourage, la soluzione Microsoft per la posta. In questo caso i talloni d'Achille sono un po' differenti: il programma scricchiola quando aumenta il numero complessivo di messaggi archiviati, a prescindere dal fatto che si trovino suddivisi in cartelle o meno. Inoltre, l'archivio dove Entourage conserva i nostri messaggi e i relativi allegati non può crescere oltre i 2 GB di spazio: un limite ereditato dal vecchio Outlook Express — antenato di Entourage creato ai tempi di Mac OS 8, un sistema operativo che non consentiva la creazione di archivi sopra i 2 GB. Anche in questo caso cancellare messaggi dall'archivio aiuta (preferibilmente dopo averli esportati altrove), ma a patto che subito dopo l'utente abbia l'accortezza di avviare il programma tenendo premuto Alt sulla tastiera (vedere "Utility database per Entourage").
Un giro su Version Tracker (www.versiontracker.com) rivelerà che esistono molti programmini gratuiti o shareware che sono in grado di esportare i messaggi dei più popolari programmi di posta elettronica. Per chi ama il fai da te, abbiamo inserito sul CD alcuni AppleScript rodati, personalizzabili e quasi pronti per l'uso... da usare a proprio rischio e pericolo. Si noti, tra l'altro, che essi conservano i messaggi ma non i relativi allegati. Chi utilizza un portatile si trova spesso davanti a un dilemma. Per inviare la posta elettronica il nostro Mac dev'essere configurato con il nome di un server SMTP (il simple mail transport protocol è appunto il sistema utilizzato per gli invii). Disgraziatamente, su Internet vige la regola che il servizio SMTP deve venire fornito dal fornitore di connettività, per limitare gli abusi. Spieghiamoci con un esempio: se io possiedo un portatile e mi collego a Internet in ufficio attraverso la rete locale della mia grande azienda, da casa con una linea Fastweb, dalla casa al mare con il modem e una connessione Virgilio, allora io devo spedire la posta quando sono in ufficio attraverso il server smtp.grandazienda.it, da casa con smtp.fastwebnet.it, al mare con out.virgilio.it.
Apple Mail ci chiede di associare il nostro indirizzo di e-mail a un singolo server SMTP e prova sempre a spedire i nostri messaggi utilizzando quello. Se possediamo più di un indirizzo, come spesso accade, allora Mail ci permette di selezionare un server SMTP differente per ciascun indirizzo. Se, spedendo la posta, il server SMTP selezionato si rifiuta di farsi utilizzare, allora Mail se ne esce con una finestrella che consente di selezionare un server SMTP alternativo scelto tra l'elenco di tutti quelli configurati per l'uso di uno degli altri indirizzi e-mail (oppure di annullare la spedizione riprovando più tardi). Torniamo all'esempio per capirci bene: io ho lavorato in ufficio, spedendo i messaggi di luca.accomazzi@grandeazienda.it attraverso smtp.grandeazienda.it. Vado a casa e lavoro un po' dopo cena su una pratica portata a casa dall'ufficio. Provo a inviare un messaggio, ma smtp.grandeazienda.it non accetta i miei messaggi per l'inoltro: quel sistema infatti si rende conto che non mi sto connettendo dai locali dell'impresa e teme che io sia uno spammer che cerca di inviare posta spazzatura a mezzo mondo abusando delle infrastrutture altrui. Apple Mail a questo punto si offre di spedire il mio messaggio usando smtp.fastwebnet.it, lo stesso server che viene usato per il mio indirizzo postale privato, luca.accomazzi@fastwebnet.it. Il sistema, dunque, funziona decentemente, ma ha qualche limitazione: per esempio, se l'avviso riappare a causa di una momentanea indisponibilità del server SMTP competente, non c'è nessun modo semplice per confermare la scelta a Mail, che nasconde l'indirizzo del server nell'elenco di quelli selezionabili. Inoltre, il sistema non è supportato dai programmi alternativi a Mail (Entourage, Mailsmith ed Eudora), per i quali sarebbe utili trovare una soluzione più generale.
La soluzione ideale sarebbe di collegare un AppleScript al menu Postazione che esiste nel menu Apple, in modo che al cambiamento della configurazione di rete corrisponda automaticamente una selezione differente di server SMTP. Una cosa del genere si poteva fare ai tempi di Mac OS 9, quindi possiamo legittimamente sperare che Apple la reintroduca in una prossima revisione di OS X. Nel frattempo possiamo comunque preparare un AppleScript ed attivarlo a mano attraverso il menu con l'icona della pergamena che esiste in tutti i programmi di posta citati. Lo script è semplicissimo: nel caso di Apple Mail dice semplicemente
tell application "Mail"
set smtp server of every pop account to smtp server "out.virgilio.it"
end tell
Nel caso di Microsoft Entourage la sintassi è leggermente differente:
tell application "Microsoft Entourage"
set smtp server of every pop account to "out.virgilio.it"
end tell Come comportarci se desideriamo spedire lo stesso messaggio di posta elettronica a più persone? Entro certi limiti, è sufficiente utilizzare il programma di posta elettronica come sempre: basta scrivere l'indirizzo di tutti i destinatari, uno dopo l'altro, nel campo "A:". Anzi, è buona norma scrivere gli indirizzi dei destinatari usando il campo CCN (copia carbone nascosta; se usiamo un software in inglese il nome è BCC, blind carbon copy) al posto del campo A, in modo da evitare che ciascuno dei destinatari si ritrovi a leggere (volente o nolente) nomi e indirizzi di tutti gli altri. Il numero massimo di destinatari contemporanei non dipende dal programma che stiamo utilizzando, ma bensì dal server SMTP che utilizziamo, e quindi viene deciso dal nostro provider, sempre per evitare gli abusi. Un valore tipico è cento.
Per numeri molto grandi di destinatari converrà utilizzare un sistema più sofisticato, anche per liberarci dal carico di lavoro che nasce quando qualcuno risponde chiedendo di non ricevere più le nostre missive, qualcun altro ci vuole informare di aver cambiato indirizzo, qualcun altro ancora ha la casella troppo piena e il messaggio rimbalza. Una discreta soluzione non professionale è Yahoo Gruppi, un servizio gratuito e in italiano accessibile via web su it.groups.yahoo.com. È possibile configurare il sistema per creare una situazione in cui solo noi possiamo scrivere ai corrispondenti oppure una vera e propria lista di discussione in cui tutti possono sia leggere che scrivere. In questo secondo caso possiamo riservarci il diritto di leggere i messaggi altrui per primi ed approvarli prima della distribuzione di massa (si parla di "lista moderata"). Yahoo inserirà una pubblicità di un proprio inserzionista in ciascuna copia di ciascun messaggio distribuito.
Nel caso di comunicazioni professionali, da azienda ad azienda o da azienda a clienti, esistono provider di servizi che possono metterci a disposizione soluzioni semplici e flessibili. Tra l'altro, esistono soluzioni che integrano spedizione e-mail e fax: noi inseriamo nel sistema un documento, tipicamente PDF, e un archivio di destinatari anche misto, il sistema lavora usando una batteria di centinaia di fax e alla fine ci restituisce un archivio di esiti. Per esempio, scopriremo che duemila messaggi sono andati a buon fine così come mille fax, che un certo gruppo di dieci messaggi non è stato recapitato perché l'indirizzo e-mail era sbagliato, che cinque ben precisi recipienti di fax avevano la macchina spenta, eccetera. Il costo medio di mercato per una soluzione di distribuzione è di quindici centesimi di Euro per ogni messaggio distribuito e per ogni pagina di fax inviata in Italia.