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Dentro e fuori PowerPoint 2004

State cominciando a realizzare una presentazione? Abbiamo un suggerimento: non partite immediatamente a infilare parole e grafica nelle slide. Cominciate invece cliccando la seconda icona da sinistra nella bottoniera in basso. Si attiverà la visualizzazione della struttura di PowerPoint, dove potrete inserire i concetti che volete far passare agli ascoltatori. Usate il tasto Tabulatore per indentare le righe e mettere tutti i punti connessi in dipendenza gli uni agli altri; meglio ancora, selezionate Visualizza | Barra degli strumenti | Struttura dai menu per trovare strumenti utili. Quando avrete abbozzato tutte le idee, riordinatele nel modo più logico (basta trascinare l'icona dello slide con il mouse). Preparate una slide iniziale con il vostro nome (se il pubblico non vi conosce benissimo) e quello della vostra azienda e il titolo, o l'argomento. Aggiungete una slide finale che riassume i punti chiave della presentazione e ripete i concetti cardine che volete far restare nella testa degli interlocutori. Registrate e siete davvero pronti per selezionare un aspetto grafico, font e stili, animazioni e transizioni.


Una parola vale mille immagini

Se volete valorizzare graficamente una parola, una frase o un concetto verbale in PowerPoint avete diverse interessanti alternative, non tutte evidenti.
Una possibilità è quella di ricorrere a WordArt, gli abbellimenti tipografici originariamente introdotti per Microsoft Word e ora disponibili anche all'interno delle presentazioni PowerPoint. Selezionate dal menu Inserisci la voce Immagine | WordArt e nella finestra di dialogo che appare troverete molte varianti tra lo scenografico e il sottile; il testo di inserisce subito di seguito e resta editabile sino all'ultimo istante.
Altra possibilità: copiate il testo che desiderate evidenziare e selezionate "Incolla speciale..." dal menu Modifica. Incollando il testo come immagine potrete successivamente alterarne le proporzioni e la trasparenza nonché applicare effetti visivi. Potete anche ritagliare parte dei caratteri usando gli strumenti del Riquadro formattazione (la finestrella galleggiante sulla destra).


Presentare vuol dire comunicare

Che fine farà la vostra presentazione? Se state realizzando un documento PowerPoint per mostrarlo in pubblico e poi dimenticarvene non dovete preoccuparvi troppo, ma se il documento andrà distribuito ci sono alcuni accorgimenti da tenere presenti. Se desiderate distribuire stampe delle slide dovreste prendere in considerazione le dimensioni delle slide, ricordare che le note non appariranno su carta, decidere se volete (e potete) usare una stampante a colori o se bisognerà optare per il bianco e nero. In questo secondo caso, durante la preparazione delle slide dovrete usare frequentemente lo strumento "Visualizzazione in gradazione di grigio" di Powerpoint 2004. lo trovate nella barra degli strumenti alla sinistra della scatola degli attrezzi rossa. Potrete così verificare che le slide restano leggibili anche quando vengono private del colore. Quando mandate in stampa la presentazione ricordate di selezionare "Output: gradazioni di grigio" nella finestra di stampa per attivare la trasformazione intelligente dei colori in tinte di grigio che PowerPoint può applicare per rendere ben leggibili i testi. Se le stampe andranno fotocopiate, privilegiate invece l'opzione "Output: bianco e nero".


Se dovete spedire la presentazione in formato elettronico, per esempio usando la posta elettronica oppure masterizzandola su CD, avete in sostanza tre alternative. La prima è di convertire la presentazione in un PDF, che chiunque potrà aprire, leggere e stampare ma non modificare. Lo svantaggio è che andranno perse le animazioni. Scegliete File | Stampa da menu e cliccate il pulsante "Salva come PDF". La seconda possibilità è di inviare direttamente il documento PowerPoint, ma questo è possibile solo se il destinatario possiede a sua volta una copia di Microsoft Office. Se scegliete questa strada chiedete al vostro interlocutore quale versione utilizzi e usate poi la Casella degli strumenti (nella barra in alto, l'icona rossa che sembra un cestino di ferri del mestiere) per verificare di non aver utilizzato opzioni PowerPoint incompatibili.


La terza possibilità è la più interessante: potete convertire la presentazione in un filmato QuickTime. Tutti gli utenti Macintosh e gran parte degli utilizzatori di Windows dispongono di questo software (e anche chi non ce l'ha può scaricarlo e installarlo gratuitamente). Per seguire questa strada selezionate dal menu File la voce "Realizza il filmato...". Nella finestra di dialogo che appare vi consigliamo di deselezionare la casella "Includi dati della presentazione originale". Se la presentazione viaggerà per posta elettronica potete optare per la "Ottimizzazione: dimensioni", che però abbasserà la qualità delle immagini. Se state per masterizzare un CD vi converrà invece scegliere "Ottimizzazione: qualità". L'uso di QuickTime preserva le vostre animazioni.
L'esportazione verso QuickTime è un'idea eccellente anche quando dovrete preparare una presentazione sul vostro Macintosh ed eseguirla su un'altra macchina che non conoscete e sulla quale, magari, Microsoft Office potrebbe non essere installato. In questi casi oltre al CD masterizzato esistono anche altre soluzioni valide: una chiavetta USB oppure un iPod.


Se la presentazione è molto schematica, cioè se l'avete composta con l'idea di utilizzarla come accompagnamento per un discorso a parole, allora l'invio di una copia (QuickTime o PowerPoint che sia) rischierà di lasciare all'oscuro il destinatario. In questo caso prendete in considerazione la possibilità di registrare un commento a voce, che può durare quanto il discorso originale oppure costituirne una sintesi. Dovrete selezionate la voce "Registrazione commento audio..." dal menu Presentazione e parlare rivolti verso il microfono mentre PowerPoint mostra le slide. Tenete presente che non verrò registrato ciò che dite durante le transizioni di slide e in generale quando un menu appare a video. Il commento audio viene salvato quando esportate la presentazione PowerPoint in QuickTime, ma viene perso se inviate il file PowerPoint e il destinatario lo apre con Keynote.


Suggerimenti

Una presentazione realizzata con PowerPoint v.X risulta rallentata passando alla versione 2004? Nella conversione alcune immagini potrebbero aver acquisito la proprietà "Entrata in dissolvenza dal basso". Rimuovetela per rimediare.

Se ricevete una presentazione realizzata sotto Windows testatela prima di presentarla in pubblico. Alcune scritte "Fare clic per inserire il titolo" potrebbero apparire, a causa del modo differente di gestione delle trasparenze.

Alcuni utenti lamentano problemi stampando grandi presentazioni PowerPoint. Se succede anche a voi, provate a stampare le slide in gruppi (nella finestra di stampa specificate da...a...)

Ricordate che una presentazione PowerPoint può venire letta anche da chi possiede una copia di Apple Keynote, un programma concorrente.

Ricordate che non è possibile eseguire un filmato QuickTime a tutto schermo se non si è acquistata la licenza QuickTime Pro

Quando avete terminato di lavorare con un commento audio, cancellate gli ingombranti file AIFF che PowerPoint lascia nella vostra cartella Documenti.