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I 2004 membri dell’entourage

 

Entourage 2004, la più recente versione del programma di Microsoft, integra in sé la gestione della posta elettronica, i contatti, gli appuntamenti e la gestione dei progetti. È proprio quest'ultima la maggiore novità di Office 20o4. Per creare un progetto bastano pochi clic: il programma si offre di assegnare automaticamente al progetto tutti i messaggi di posta elettronica, ricevuti o spediti, che contengano nel titolo una o più parole chiave.


Progettare meglio

Possiamo aiutare il programma ad aiutarci ancora meglio di così. Chiediamo al nostro fornitore di posta elettronica professionale di creare una nuova casella, che utilizzeremo in esclusiva per il progetto; oppure creiamo da soli una nuova casella appoggiandoci ai servizi gratuiti (ma se ne trovano sempre di meno). Comunque sia, possiamo ora chiedere a Entourage di associare tutti i messaggi che si appoggiano a quell'indirizzo al nostro progetto. Nel menu Strumenti selezioniamo la voce Regole e compiliamo la finestra che appare. Dobbiamo digitare un promemoria nello spazio "Nome regola", poi scrivere nello spazio "se si verifica quanto segue" che la regola va scatenata da un riferimento all'indirizzo email appena creato, infine nello spazio "applica la seguente regola" ordinare l'assegnazione al progetto. Ricordate che serviranno due regole: una per la posta in ingresso e uno per la posta in uscita. Mail, il programma fornito gratuitamente da Apple con Mac OS X, ci permetterebbe di scrivere un'unica regola, ma non sarebbe in grado di applicarla automaticamente alla posta inviata: meglio Entourage.


 

Al progetto possiamo assegnare (manualmente) un qualsiasi numero di documenti creati con le applicazioni di Office, oltre che i messaggi di posta elettronica. Se più collaboratori lavorano su un progetto è possibile registrare tutti i documenti relativi su un server di rete (una macchina condivisa). Per creare un progetto condiviso, deselezionate la data di scadenza nella prima schermata. Preparate il progetto, inserendo tutte le informazioni relative, compresi i contatti e gli appuntamenti relativi dall'agenda. Infine cliccate il pulsante di condivisione (il rombo giallo con bordo nero) e registrate il tutto sul server di rete.
Se avete intenzione di collaborare a distanza con persone che non possono accedere in rete locale alle vostre macchine, potreste investire una cinquantina di Euro e sottoscrivere un abbonamento al servizio .Mac di Apple. Vi ritroverete così con un disco rigido virtuale condivisibile via Internet, lo iDisk, che potrete utilizzare per i progetti collaborativi creati con Entourage 2004.


Ordine!

Quando i messaggi ricevuti e inviati superano quota diecimila, qualche trucco aiuta per tenere tutta la corrispondenza in ordine e le prestazioni del programma al massimo livello. Innanzitutto, sapevate che è possibile passare tra i moduli incorporati di Entourage premendo Ctrl-Tab sulla tastiera? In questo modo non c'è bisogno di spostate le mani sul mouse. Per tenere aperto più di un modulo contemporaneamente, fate clic con il pulsante destro del mouse (o Ctrl-Click, se avete un mouse con un solo pulsante) sull'icona del modulo e selezionate "Apri attività in nuova finestra". Ancora: cliccando sulla scritta "Disponi per" che trovate in testa al box della posta in arrivo potete selezionare altre modalità di visualizzazione; in particolare, la disposizione per Oggetto vi permetterà di raggruppare tutti i messaggi di una sequenza.
Si possono anche creare ordinamenti personalizzati molto sofisticati. Dal menu Visualizza selezionate la voce "Disponi per" e scegliete l'opzione "Modifica disposizioni personalizzate". Nella finestra che appare cliccate Nuovo. Ora potete combinare più regole di selezione e raggruppamento: per esempio potete fare in modo che tutti i messaggi dello stesso mittente appaiano vicini e che all'interno dello stesso gruppo vengano classificati per oggetto.


 

Inevitabilmente, grandi quantità di posta andranno comunque strutturate e suddivise per restare facilmente accessibili e immediatamente ritrovabili. Create una cartella su misura per ciascuno dei vostri maggiori clienti, o fornitori, o amici: basta un Ctrl-Click nell'elenco sulla sinistra per trovare le voci di menu "Aggiungi cartella" e "Aggiungi sottocartella". Usando poi le Regole, come spiegato nella prima parte dell'articolo, potrete costringere i messaggi in arrivo e quelli appena partiti a venire automaticamente classificati nella cartella più adatta. Possiamo anche costringere all'ordine una e-mail in uscita che non verrebbe automaticamente classificata dalle Regole attive (per esempio, una e-mail a un collaboratore esterno dove parlate di un cliente, ma che da sola non andrebbe a finire nella cartella di quel cliente): basta selezionare l'ultima voce del menu Opzioni, quello che appare in testa a ogni nuovo messaggio (quello con l'icona di una busta marrone sotto a un foglio bianco con due pulsanti. La voce si chiama "Dopo l'invio sposta in", ed è davvero un toccasana.

Se i messaggi dentro Entourage si sono accumulati al punto da rendere ogni forma di archiviazione un semplice palliativo, e il programma è diventato molto lento, non vi resta altra soluzione che esportare quelli più vecchi e meno utili, mettendoli "offline". Create un nuovo Progetto e chiamatelo "archiviazione". Assegnate al progetto tutti i messaggi più vecchi, per esempio quelli con più di un anno. Ora selezionate la voce "Esporta..." dal menu File. Nella finestra che appare cliccate la prima opzione del secondo gruppo: "Elementi inclusi nel progetto". In basso, selezionate almeno la voce "Posta" e possibilmente qualcuna delle altre. Ora fate clic sulla freccia destra per passare alla seconda pagina, dove sceglierete l'opzione "Elimina elementi da Entourage una volta archiviati". Il programma di Microsoft crea un documento di archiviazione, il cui nome potete liberamente scegliere, e si libera del peso superfluo. In futuro potrete ricaricare questi messaggi, se ne avete bisogno, selezionando la voce Importa dal menu File. Un suggerimento: create una nuova personalità (nel menu Entourage selezionate la voce "Cambia identità...") e infilateci tutti i vecchi messaggi che così saranno sempre a portata di clic.


Sei trucchi per 2004

Se Entourage si rifiuta di avviarsi, il suo database potrebbe essere corrotto. Chiudete tutte le applicazioni Office e poi avviate Entourage mentre tenete premuto il tasto Alt per ricostruirlo senza perdere messaggi.

La ricostruzione del database vi fa anche guadagnare spazio su disco se cancellate di routine una percentuale significativa dei messaggi che ricevete, come per esempio la posta indesiderata.

Se usate Entourage insieme a un server Microsoft Exchange, disabilitate il firewall di Mac OS X se volete che i messaggi vi vengano consegnati non appena disponibili. In caso contrario i messaggi vi verranno consegnati ogni due minuti.

L'aggiornamento da Entourage v.X alla versione 2004 trasporterà tutti i messaggi, gli indirizzi e gli appuntamenti, ma potrebbe dimenticare alcune regole di smistamento messaggi.

Se desiderate che Entourage scarichi automaticamente le immagini incorporate nei messaggi di posta provenienti da una azienda, aggiungete l'indirizzo del mittente nella vostra rubrica.

Dal menu File di Word potete direttamente spedire il documento da cui state lavorando, via Entourage. Il documento dev'essere stato appena registrato su disco perché si attivi l'opzione.