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A domanda rispondo - sezione Windows

Indici e Word

Nel mio lavoro è necessario preparare piccoli manuali, relazioni tecniche, testi di consultazione e in generale documenti di qualche decina di pagine. Questi testi vengono stampati e poi consultati, a distanza di diverse settimane, dai tecnici della mia azienda, che li usano per fare supporto tecnico ai clienti. Mi sarebbe estremamente utile inserire in ogni documento un sommario degli argomenti di cui si parla, in modo che il tecnico possa trovare nel più breve tempo possibile quello che sta cercando. Fare un indice è un lavoro lungo e noioso: possibile che il computer non possa aiutarci?

Un sommario automatico può venire generato da chi scrive con Microsoft Word, a partire dalla versione 2.0. Il computer, dunque, può darci una mano, ma il lavoro è soltanto semi-automatico: noi dobbiamo comunque lavorarsi un po'.
Mentre scriviamo il testo noi normalmente inseriamo anche i titoli delle sezioni, dei capitoli e magari dei paragrafi. Se vogliamo che questi titoli vengano riportati nel sommario automatico dobbiamo etichettarli con uno stile. In alto a sinistra nella barra degli strumenti di Word c'è un menu a scomparsa che normalmente mostra la parola Normale. Noi dobbiamo evidenziare i titoli di capitolo e scegliere Titolo 1 da quel menu. Per i titoli dei sotto-capitoli useremo Titolo 2, per i paragrafi Titolo 3. Word permette di arrivare sino al livello 7, ma per fortuna non tutti noi dobbiamo scrivere enciclopedie: di solito ci si ferma prima del settimo livello.
Quando i titoli sono stati etichettati in questo modo Word può generare automaticamente il sommario, elencando anche i numeri di pagina, come si vede in figura: basta cliccare nel punto dove si vuole che il sommario appaia - di solito in testa o in coda al documento - e usare il menu Inserisci.
Microsoft Word può anche creare un indice analitico, quell'indice dove appaiono tutte le voci importanti insieme con i numeri di pagina in cui la voce è citata. Per esempio: Apple Computer p. 1, 23, 48; Mac OS p. 23, 48; Microsoft p. 26, 50; Unix p. 12. In questo caso, però, chi scrive il documento deve etichettare come "voce importante, da riportare nell'indice analitico" tutte le parole che interessa mettere in evidenza. Dunque, il lavoro si rivela più lungo e noioso.